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09Jan

1.件名で“中身”を示せ!

「〇〇会議について」→ 「欠席の連絡:〇〇会議」

2.箇条書きを使う
例えば10個も箇条書きしたい項目があるときは、まず全体を5つに大きくカテゴライズします。
そして親要素5つに対して、箇条書きの項目10個(子要素)を分類していくといった流れです。

3.やりとりを減らす工夫
やりとりを減らすために、以下↓のように一歩踏み込んだ内容を送りましょう。

A:「御社に伺いたいと思っております。よろしければ、来週水曜日の10:00〜12:00、または、木曜日の15:00〜16:00か17:00〜18:00で、ご都合のつくタイミングを教えていただけますでしょうか?」
B:「では、来週水曜日の10:00からでお願いします。」

4.「返信不要」を必ず伝える!
返信不要のときは、その旨を伝えるとすごく親切です。
例)
「なお、このメールにご返信は不要です。」
「ご確認いただければ、ご返信は無用です。」

5.メールを見るのは1日3回まで!
メールをチェックするタイミングを決め、そのときだけ集中して返信するようにしましょう!
“チラ見”でわかるようにします。
緊急を要する件名のメールだったときだけ、PCでメールボックスを開き返信。

6.メールは貯めない!
すぐに決断できないときや時間がかかりそうな時でも、「確認したこと」を返信したほうが良いです。
例)
「PDF資料をたしかに受け取りました。ありがとうございます。まずは受け取り確認のみにて失礼いたします。」
「メールありがとうございました。この件につきましては、よく検討して、明日中には回答いたします。」
自分が送ったメールを読んだことがわかるだけで、相手はかなり安心します。
また、外出しているときに「いまは電車の中にいるため、後ほどちゃんとしたメールをお返しします」という短い文面までに抑えるのが安全策でしょう。

僕はスマホから送信する場合、「iPhoneから送信」と表示されるようにしています。
そうすれば相手は、「あっ、この人は外出中なのにわざわざ送ってきてくれたんだ〜」と思ってくれるでしょう。

7.定型文はすべてコピペ
メールでは何回も使う文章ってありますよね?
いつもお世話になっております。
メールを拝見いたしました。
◯◯の件、承知いたしました。
お問い合わせの件について、ご説明いたします。
添付ファイルにてお送りいたします。etc
これらはエクセルやエバノートなんかにまとめて貼り付けておいて、コピペですぐ使えるようにしておきましょう。

8.見直し必須!
どんな短い文章でも見直しは必ず2回以上行いましょう!心のなかで声に出して確認します。


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